佛山市好友营青少年助学基金会 文件及档案管理制度

一、总则

 1、为加强本基金会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

 2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、档案保管制度

  1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

 2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

 3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

 4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并附查找案卷指引文件。

 5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁。

 6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

三、档案保密制度

 1、本基金会档案的密级分为：普通档案、加密档案和绝密档案。档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。

    (1)普通档案可办理借阅、复印；

    (2)加密档案须经主管部门批准方可借阅、复印；

    (3)绝密档案须经理事长批准方可借阅。

 2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。凡需复制保密档案材料，须经主管领导批准后，方可复制。

 3、如遇所借档案丢失，须及时通知档案管理人员和主管领导，并写明情况以便及时处理。

 4、档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，随手锁好档案柜，做到不失密、不泄密。

 5、严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密；慎之又慎”。

 6、档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

四、档案借阅制度

  1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。实习生或（准）社工借阅档案、本单位人员查阅涉机密的有关档案，均须经领导批准后方可进行。

 2、查阅档案原则上一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。

 3、保密级的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请，经本基金会负责人批准，方可进行上述工作。

 4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案，如发现损坏档案，视情节给予处理。

  5、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告主管部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。

五、档案立卷归档制度

  1、本基金会在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录像带、照片、光盘等应立卷归档。

 2、必须按本基金会立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员分别立卷。

 3、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，案卷装订整齐美观。

 4、归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

  5、定期对档案进行全面整理。包括：档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等；定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。

六、档案的修补制度

  1、已归档的档案如需更改，须经主管领导批准，填写更改单后，方可更改。

 2、修改内容较少时，可直接在原件上修改，但要注明“修改标记”。

  3、如遇修改内容较多或原件需报废时，应另出新件代替，并在备考中注明。

七、档案统计制度

  1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

 2、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

 3、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

 4、通过档案统计工作、总结和掌握档案的发展规律，不断提高档案的科学管理水平。

八、档案鉴定销毁制度

  1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。

 2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、经办人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。

 3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字。

 4、对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。

 5、销毁档案时要有2个监销，监销人要在销毁清册上签字盖章，填上日期。

九、附则

  本办法未规定事项均需依照国家档案管理及基金会规章制度的相关规定办理。

佛山市好友营青少年助学基金会

                             2020年5月20日